软件之所以会在现代社会得到这么广泛的运用，就是因为它是通过一些程序的编排，通过计算机能让一些复杂的东西变得程序化、标准化、合理化、数字化。可以通过不同的条件进行快速的过滤，迅速得到我们想要的结果。为酒店经营过程中，省去很多繁琐的程序。具体体现在：
前台操作快捷，客人入住迅速
以前需要用手工完成的登记程序，完全可以在软件上实现。如果采用手工操作，录入客人信息、身份证信息、房门卡的制作、会员等其他资料的记录、登记单及押金单据的填写等整个完整的过程下来至少要7分钟时间，而且如果会员增多仅一项查询时间就更多了。但是采用了智圆酒店管理软件以后，可以完全脱离手工，实现电脑化操作，客人信息录入可以通过二代身份证感应接口感应录入不到2秒钟、身份证资料备案通过公安上传接口上传不到5秒钟、宾客主单资料录入完成以后可以通过与门锁做的接口制作房卡1秒钟可以完成、贵宾卡系统可以让会员享受到真正的贵宾待遇登记更加快捷并且积分消费记录都可以快速查询、智圆软件单据可以后台自定义格式、纸张和打印机，通过酒店软件整个过程不到1分钟就可以完成，节省的时间是显而易见的。这也是现代酒店所应该体现的速度和服务质量。
后台审核准确高效
财务审核是企业管理中的一个难点，也是管理关键之所在，是让一天的经营成果得到体现收入进行明确汇总的时候，审核人员的任务就会比较重要。如果没有管理软件进行辅助的话，审核人员就要熬夜拿出每张手工结账单进行查对，一个小小的数据错误可能就会浪费很长时间调阅相关单据。如果要想得出酒店各部门的营业收入、平均房价、入住率等数据所需要的时间就不仅仅是一个夜审所能完成的。而且工作量的增大难免会造出漏洞和错误出现的可能性。而当管理软件引入的时候，会给审核工作带来巨大的方便，任务会变的非常清晰具有明显的层次。智圆软件拥有具有高效的审核方法，把所有的任务通过分类进行划分出来，自动房费、手工房费、全日租、半日租、冲减费用、房吧消费、洗衣、物品赔偿、会议等等依次进行审核，简单明了。同时还拥有强大的报表系统的支持，一个总表可以涵盖一天营业情况的汇总并且有对这些数据的分析，包括平均房价、出租率、与上期相比收入情况等。总表里每一个数据都可以穿透看到明细信息，这是审核人员非常愿意看到的，每一个数据都可以很轻松的看到它的来龙去脉、每一笔账都能清晰的看到它的操作过程。这就大大降低了操作漏洞出现的可能性，为酒店节省大量资源，所以现在大多运用了管理软件的酒店慢慢都取消了夜审，全部都由日审来完成。酒店软件为酒店带来的速度和快捷会被越来越深入的体现出来。
酒管软件为酒店带来科学化管理，提高酒店服务水平作为第三产业中的支柱产业，酒店业发展的兴衰成败跟酒店的服务水平是息息相关的，而服务水平的高低是靠管理水平的高低来决定的，只有一个好的决策者，酒店的发展方向才是正确的。一个好的酒店决策者，必须要对一个酒店的经营情况非常了解，每一天的数据都能准确的呈现给他，这是进行管理的基础，也是管理的依据。酒店软件的应用为决策者提供了大量的可靠的数据支持，数据是时时更新的，并且是可以长期查询的。